Betrokkenheid bij een nieuwe manier van werken. Hoe realiseer je dat?

Betrokkenheid bij een nieuwe manier van werken. Hoe realiseer je dat?

5 februari 2020
Nieuws

Martijn Simon is Customer Succes Manager bij INTO. Hij weet alles op het gebied van hosted telefonie en draagt zijn enthousiasme, kennis en kunde over op ruim 200 klanten per jaar om ervoor te zorgen dat klanten alles uit hun nieuwe oplossing halen. Dit doet hij door middel van een adoptietraject.

Adoptie
Martijn vertelt: ‘Door mijn werk help ik klanten van het moeten gebruiken, naar het willen gebruiken. Ik enthousiasmeer medewerkers en leid ze op zodat ze de nieuwe telefoniedienst goed kunnen gebruiken. Adoptie zorgt voor meer betrokkenheid en draagvlak en meer kennis en kunde van de dienst. De nieuwe mogelijkheden worden daardoor efficiënter benut. Voorheen kregen medewerkers bij het live gaan van een nieuwe telefoniedienst een handleiding, nu worden ze echt betrokken en dat werkt.’

Fases van adoptie
Martijn en zijn collega’s begeleiden het hosted telefonie adoptietraject in vier fases:

1.    Beleidssessie

2.    Training

3.    Evaluatie

4.    Terugkomst

Beleidssessie
In de eerste fase gaat Martijn samen met de beslissingsbevoegde eindgebruikers van de nieuwe telefoniedienst, het beleid bepalen. Men beantwoordt verschillende vragen rondom het gebruik van de nieuwe dienst om erachter te komen wat het beleid moet worden. Denk hierbij aan vragen zoals: wanneer moeten medewerkers bereikbaar zijn? Wat gebeurt er met een nummer tijdens vakantieperiodes? Mag een medewerker wanneer hij uit dienst treedt zijn nummer meenemen?

Als adoptieconsultant ben ik de voorzitter van deze sessie. Ik beslis niets maar denk met de deelnemers mee. Ik stel de groep vragen en help ze met het inzien van gevolgen van bepaalde keuzes. Zodra iedereen het met elkaar eens is, werk ik een rapport uit en dat vormt het beleid en de basis voor het vervolgtraject.

 

Training
Zodra het beleid is bepaald, wordt er een planning voor de adoptiesessies gemaakt. Dat houdt in dat verschillende groepen binnen de organisatie getraind worden. Deze training kan op twee manieren worden ingestoken: of een training op maat waarbij verschillende gebruikersgroepen worden getraind, of een managementtraining waarna de getrainde managers hun eigen team trainen. Na de training volgt de livegang; medewerkers komen goed beslagen ten ijs en kennen de mogelijkheden van de hosted telefonie dienst.

Evaluatie
Twee weken na livegang gaat Martijn nog eens langs bij de organisatie. Medewerkers krijgen de tijd en ruimte om vragen te stellen en te evalueren. Ook is er een beheerdersuitleg: degene die verantwoordelijk is voor het telefoniepakket krijgt uitleg over INTO en zijn werkwijze. Zodra de beheerderomgeving wordt vrijgegeven, is de klant zelf verantwoordelijk voor wijzigingen. Afhankelijk van het afgenomen servicepakket ondersteunen wij hierin waar nodig.

Terugkomst
Regelmatig is er behoefte aan een evaluatie op een later moment. Daarom biedt INTO aan om na een halfjaar of na een jaar nogmaals te evalueren hoe het gaat. Zo kan de adoptieconsultant de medewerkers helpen met het functioneel oplossen van eventuele problemen.

Maatwerk
Op de vraag wat Martijn het leukste aan zijn werk vindt, heeft hij direct een antwoord:  'Geen klant is hetzelfde. Daarnaast is het nooit een standaard pakket; het is altijd maatwerk. Dit maatwerk ontstaat door de ervaring die wij als trainers hebben. Door de ervaring die we hebben, kunnen we klanten echt slimmer en beter laten werken.'

Voorkomen van zorgen
Met adoptie ontzorgen we niet, we voorkomen juist zorgen. Met ruim 200 klanten per jaar merkt Martijn dat er steeds meer behoefte aan adoptie komt. We adviseren dan ook iedere klant om Martijn of zijn collega’s langs te laten komen. Wanneer je de dienst afneemt zonder adoptie, haal je niet alles uit de mogelijkheden en creëer je geen draagvlak bij je medewerkers. Op basis van praktijkervaring heeft INTO een visie ontwikkelt. Door middel van de INTO roadmap wordt hier invulling aan gegeven. Adoptie is in deze roadmap een essentieel onderdeel. We zeggen dan ook niet voor niets: iedere klant zou zichzelf een adoptietraject cadeau moeten doen.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van adoptie voor jouw organisatie? Laat het ons weten. We helpen je graag.

 

Altijd een adviseur in de buurt

Ontdek wat INTO’s online werken en de digitale werkplek voor jouw organisatie kunnen betekenen. 

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze adviseurs.

Ik wil een vrijblijvend adviesgesprek
 


INTO laat het werken. 
INTO is de grootste leverancier op het gebied van telecommunicatie en de digitale werkomgeving voor ondernemend Nederland. Wij begeleiden organisaties in het digitale transformatieproces van de huidige werkomgeving, en die van de toekomst.