De mogelijkheden van je nieuwe gewoonte

De mogelijkheden van je nieuwe gewoonte

21 oktober 2020
Blog

We zijn beland in week drie van Stoptober. Hoe gaat het met minder mailen en meer delen? Vaak krijg ik de vraag: kan Microsoft Teams e-mail helemaal vervangen? Het antwoord is nee en ik leg je graag uit waarom.

Kan Microsoft-teams e-mail vervangen?
Het korte antwoord op deze vraag is nee, Microsoft Teams vervangt e-mail niet. Hoewel Teams wordt gezien als een upgrade die alles kan wat Skype for Business zou kunnen en meer, zal de behoefte aan e-mails blijven bestaan. Je hebt nog steeds e-mail nodig om extern te communiceren. 

 Teams moet een gewoonte worden
Interne communicatie verplaatsen van e-mail naar Teams is voor de meeste organisaties een langdurig proces voordat het door iedereen binnen de organisatie is omarmd. Probeer collega's mee te krijgen door interne e-mail te beantwoorden via een chat en plaats daar eventueel een screenshot van de e-mail die je collega heeft gestuurd. Dit noemen we correctie met de zachte hand. Stop met de zakelijke WhatsAppgroepen en gebruik hiervoor de Teamschat. Uiteindelijk wil je dat het voor alle collega’s een gewoonte wordt om intern via Teams te communiceren, maar een gewoonte aanleren doe je niet binnen een paar dagen. Uit onderzoek bleek dat de benodigde tijd om een gewoonte aan te leren vooral afhankelijk is van het soort gedrag dat mensen wilden veranderen. Mensen die na het ontbijt een glas water wilden drinken, hadden deze gewoonte binnen 20 dagen aangeleerd. Helaas is een organisatie naar Teams krijgen een iets grotere uitdaging dan een glas water drinken na het ontbijt.

Kennis van Teams
Wat helpt bij het adoptieproces is kennis van de applicatie en langzaam steeds meer van de mogelijkheden van Teams benutten. Chatten en vergaderen kennen de meeste mensen nu wel, maar er zitten nog zoveel meer functionaliteiten in Teams die je kunnen helpen om efficiënter te werken. Elk Team heeft standaard een kanaal "algemeen" waarin je kan werken met je teamleden. Je kunt hier berichten posten en bestanden delen. Daarnaast kun je nog 199 extra standaard kanalen en 30 privékanalen toevoegen. Elk kanaal kun je zien als een besloten chatgroep voor een specifiek onderwerp dat onderdeel uitmaakt van het Team waaronder de kanalen zijn aangemaakt.

Artikel-PU-3-afbeelding-1.jpg

Voorbeeld van verschillende kanalen onder het INTO Team Adoptie Consultants.

Aan elk Team wat je aanmaakt zit standaard ook een SharePoint Teamsite gekoppeld voor het opslaan voor bestanden. Daarnaast is er een planner beschikbaar waar je taken van het team in kan plaatsen, een OneNote (digitaal notitieblok) waar je notulen of aantekeningen kan bijhouden en een Wiki waarin je bijvoorbeeld de spelregels van het Team of procesbeschrijvingen kunt plaatsen. Daarnaast zijn er nog duizenden andere apps die je aan een Team kan toevoegen, zowel van Microsoft als andere software leveranciers. 

apps-teams.png

Voorbeeld van verschillende apps die je aan een Team kunt toevoegen.

Efficiënter intern communiceren
De doelstelling van de organisatie mag nooit zijn om Teams te gebruiken omdat deze app nu helemaal hip & happening is. De doelstelling moet zijn: efficiënter intern communiceren en online samenwerken.

Krijg je een interne e-mail binnen en moet je drie extra handelingen verrichten om deze via Teams te beantwoorden, stuur dan gewoon een mailtje terug.

Succes allemaal met Stoptober en niet vergeten: het duurt een tijdje voordat je een nieuwe gewoonte hebt aangeleerd. Zet met z’n allen je beste beentje voor en voor je het weet is iedereen aan het Teamen!

Wil je meer weten over Teams?
Bekijk dan onze video’s op YouTube of stuur een mailtje met je specifieke vraag naar thuiswerken@into.nu. Wij nemen dan contact met je op.

 

Altijd een adviseur in de buurt

Ontdek wat INTO’s online werken en de digitale werkplek voor jouw organisatie kunnen betekenen. 

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze adviseurs.

Ik wil een vrijblijvend adviesgesprek
 


INTO laat het werken. 
INTO is de grootste leverancier op het gebied van telecommunicatie en de digitale werkomgeving voor ondernemend Nederland. Wij begeleiden organisaties in het digitale transformatieproces van de huidige werkomgeving, en die van de toekomst.