Het nieuwe samenwerken volgens Cloud Adoptieconsultant Peter

Het nieuwe samenwerken volgens Cloud Adoptieconsultant Peter

16 juni 2020

In de artikelreeks 'Het nieuwe samenwerken' gaan we iedere week in gesprek met een expert. Vandaag vertelt Cloud Adoptieconsultant Peter Usmany over zijn ervaringen met het nieuwe samenwerken. Wat is er in de afgelopen maanden allemaal veranderd? Wat gebeurt er bij klanten? En hoe ziet de toekomst wat betreft samenwerken eruit?

Hi Peter, veel lezers kennen je al. Van klantbezoeken, LinkedIn en/of YouTube. Vandaag ga je ons een kijkje in jouw keuken geven. Allereerst ben ik benieuwd hoe je de afgelopen maanden hebt ervaren?
Heel hectisch. Veel organisaties wilden gaan werken met Microsoft Teams. Ik ben al een tijd bezig met Teams en er zijn veel organisaties waar ik de afgelopen maanden en soms wel jaren ben geweest, die eerst aangaven dat ze de toegevoegde waarde van Teams niet inzagen. Die denken er nu natuurlijk heel anders over. Ik heb het de afgelopen tijd daardoor drukker gehad dan normaal.

Merk je ook dat er een verschil is tussen toen de coronacrisis net begon, dat het heel hectisch was en mensen halsoverkop thuis moesten gaan werken, en dat nu het wat rustiger is, er meer vragen beginnen te komen?
Dat is heel verschillend per bedrijf. Bedrijven die Teams al enigszins gebruikten, maakten die stap sneller dat ze er meer uit gingen halen. De mensen die in het begin alleen aan het vergaderen waren, zagen al snel de toegevoegde waarde van het chatten en het bestanden delen. Dan komen er ook steeds meer vragen over het inrichten van Teams en SharePoint.

Je ziet dus eigenlijk een oplopende lijn met mogelijkheden. Organisaties die onderaan begonnen, maakten die stappen naar boven ook minder snel. Het is een soort proces waar iedereen in terechtkomt.
Ja, klopt. Mensen die dichter bij de techniek staan, willen vaak veel sneller. Ze zagen die mogelijkheden al en ze weten de organisatie makkelijker te overtuigen om die stappen ook te gaan maken. Het is ook wat de CEO van Microsoft aangaf: de stappen die we de afgelopen twee/drie maanden hebben gemaakt, daar zouden we normaal twee jaar over doen. Het omarmen van nieuwe technologie gaat veel sneller nu.

De stappen die we de afgelopen maanden hebben gemaakt, daar zouden we normaal twee jaar over doen.


Het is wel heel erg dat er een pandemie aan te pas moet komen, maar het opent wel de ogen van mensen natuurlijk. Met welke vraagstukken zitten klanten nu?
Dat is heel verschillend. Sommige klanten hebben verschillende applicaties aangezet maar ze weten helemaal nog van niks. Sommigen hebben het aangezet en ze weten al wel hoe het werkt, maar ze hebben veel vragen over beveiliging. Hoe veilig is het? Op het moment dat je met Teams gaat werken, ben je met een cloudproduct aan het werk en sommige organisaties hebben dat nog niet omarmd. Microsoft biedt super gave features maar je wilt dat wel op een veilige manier aan je personeel kunnen aanbieden. Gelukkig heeft Microsoft daar ook wel de juiste mogelijkheden voor in bijvoorbeeld de EM+S variant. Vooral het security stuk is waar nu veel vraag naar komt. Zoals Microsoft dat zegt: dan gaat het niet alleen over security maar ook over governance. Als ik dat vertaal naar het Nederlands, gaat het over beleid. Hoe moet je ermee omgaan? Waar sla je bestanden op? Enzovoort.

Je hebt het over beleid, jij geeft natuurlijk ook beleidsworkshops. Merk je dat daar veel vraag naar is? 
Ja, zeker bij de organisaties die het gewoon hebben aangezet. Er ontstaat een wildgroei aan teams. Mensen weten maar deels hoe het werkt dus sommigen gebruiken het op de juiste manier en anderen niet waardoor communicatielijnen niet duidelijk zijn. Wat gebeurt er dan: dan vallen mensen terug op oude gewoontes en wordt er weer gecommuniceerd via mail. Dus organisaties hebben zelf wel door dat er beleid moet komen.

Dus verschillende beleidsworkshops hebben aanvullend op trainingen plaatsgevonden?
Nee, het is andersom. Eerst geef ik een beleidsworkshop zodat je kunt bepalen hoe je wilt gaan werken. Daarna kan ik tijdens de training niet alleen uitleggen hoe de applicaties werken, maar ook uitleggen wat er van de werknemers wordt verwacht.

Gaat het tijdens zo’n abrupte behoefte in een crisis ook in die volgorde? Want ik kan me voorstellen dat mensen direct sturen op training en zich later realiseren: ik had ook een beleidstraining moeten initiëren.
Ja klopt. Eigenlijk sturen bedrijven vaak niet eens op training. Het wordt gewoon aangezet; vanaf nu moeten we gaan vergaderen via Teams. Het is ook heel moeilijk hè; als het zomaar wordt aangezet en je zit in een crisis, hoe ga je mensen dan trainen?

Merk je dat IT-managers nu echt willen ontwikkelen of is er nog weerstand?
Nee, zij zien dat die stappen moeten worden gemaakt. Thuiswerken is nu normaal geworden door deze periode. Zij moeten het personeel gewoon faciliteren, of ze dat nu willen of niet. Die stap naar Microsoft365 kan heel snel gaan. Het grappige daaraan is dat die, tussen aanhalingstekens, vastgeroeste IT’ers, wel veel kennis hebben van on premise zaken en servers. Daar heb je echt wel wat kennis voor nodig om dat allemaal te kunnen beheren. Om Microsoft365 te beheren, heb je eigenlijk helemaal niet zoveel kennis nodig. Ik ben geen techneut en ik kan het ook. Dus als die mensen zich er maar een beetje in zouden verdiepen, dan heb je wel intrinsieke motivatie nodig maar ik denk dat die er door corona wel is, dan zijn ze binnen no time Microsoft365 expert.

Om Microsoft365 te beheren, heb je eigenlijk helemaal niet zoveel kennis nodig.


Voorheen zag je dat er bij veel mensen een soort angst voor de cloud was. Merk je daar nu een verschuiving in?

Ja. Voorheen hadden mensen het gevoel dat wanneer ze iets hadden dat fysiek op kantoor stond, dat ze er meer controle over hadden en dat het dan veiliger was. Dat is jezelf voor de gek houden. Als je denkt dat het veiliger staat bij jou in de serverkast dan bij Microsoft in een datacenter, dat is niet zo; bij Microsoft is het veel beter beveiligd. Je moet er alleen voor zorgen, en daar staan de meeste mensen nu wel voor open, dat je je IT-omgeving goed beveiligd. Als je dat aan mensen uitlegt, inclusief uitleg over hoe ze dat dan goed kunnen beveiligen, dan staan mensen er wel voor open.

Als je nu kijkt naar de huidige situatie, dus wanneer de kinderen weer naar school zijn, heb je dan het idee dat mensen meer focus hebben wanneer ze thuiswerken?

Dat denk ik wel. Ik merk dat zelf ook: op het moment dat je niet gestoord wordt, heb je meer focus. Op kantoor is het normaal dat je een praatje gaat maken met elkaar en dat als je in een call zit met je headset op, een collega letterlijk aan je bureau gaat wachten tot je klaar bent zodat hij een vraag kan stellen. Hij komt gewoon in de rij staan. Thuis gebeurt dat natuurlijk niet. Wil je productief zijn, dan heb je focus nodig.

Dus daarbij helpt het thuiswerken ook.
Ja. Maar we zitten al jaren vast aan die 40 uur durende werkweek. Ik hoop dat deze crisis er ook bij helpt dat we daar anders naar gaan kijken. Die 40 uur durende werkweek stamt uit 1961. We werken dus al bijna 60 jaar zo. Met alle technologische middelen die we nu hebben, wordt het toch ook tijd om hier anders naar te gaan kijken. Zodat er meer wordt gestuurd op output.

En daar op volgend moeten we misschien ook anders kijken naar een werkdag van 08.30 uur tot 17.30 uur. Hoe zie jij dat?
Voor sommige rollen binnen een organisatie kun je dat natuurlijk niet makkelijk veranderen. Als jij achter de receptie zit, ben je binnen vaste tijden open. Een supportdesk heeft ook deze vaste tijden. Alle andere administratieve zaken, waarom moet je die per se van acht tot vijf doen? Waarom zou je die niet van tien tot acht kunnen doen? Als de output maar goed is. Dat is wel iets waar organisaties naar moeten kijken. 

Heb je het idee dat mensen terug gaan vallen in oude gewoontes of zijn mensen zo gewend aan het thuiswerken dat ze dit willen blijven doen?
De meeste mensen willen dat wel blijven doen. Het ligt ook aan de situatie. Als je collega’s hebt waar je het goed mee kunt vinden, dan ben je ook eerder geneigd om naar kantoor te gaan. De organisatie moet er natuurlijk wel achterstaan. Bij de meeste organisaties zie ik iets positiefs ontstaan. 

INTO’s directeur Peter Bakker zei ook: het kantoor wordt de nieuwe flexibele werkplek.
Ja, ik sta daar volledig achter. Ik werkte zelf al jaren zo. Dat is ook inherent aan m’n functie omdat ik veel bij klanten zit en dan eerst vanuit huis werk bijvoorbeeld. Wat je nu ziet, is dat ook supportmedewerkers vanuit huis werken. Dit laat zien dat dat ook mogelijk is. Ik hoop dus dat dat blijvend veranderd en dat organisaties er positief tegenover staan. Je moet de juiste balans vinden.

Als je kijkt naar meetings, worden ook deze online gehouden. Je hoort van veel mensen dat deze meetings effectiever zijn.
Soms wel, soms niet. Waar ik voorstander van ben is dat meetings korter duren. Maak er drie kwartier van in plaats van een uur. Stop met de chit chat en get to the point. Mensen zijn vaak niet goed voorbereid op een meeting en dat is storend. Je moet jezelf ook afvragen: ben ik een meerwaarde voor deze meeting. Geef dat goed aan. Vaak word je standaard uitgenodigd terwijl er nog geen toegevoegde waarde is. Hoe ik dat aanpak is dat ik afspreek dat ik niet aanwezig ben in de meeting, maar dat ik stand-by sta als ze me toch nodig hebben.

Je geeft aan dat je zelf meetings korter zou willen hebben en dat je dan het bijpraatonderdeel overslaat. Vind je dan niet dat nu mensen geen collega’s om zich heen hebben, je het sociale aspect van je werk dan weghaalt?
Dat is ook wel zo, maar misschien moet je daar andere meetings voor plannen. Gebruik daar bijvoorbeeld een stand-up voor in de ochtend. Om zo even bij te praten. Doe dat niet tijdens de werk gerelateerde meetings waar beslissingen genomen moeten worden. In een één-op-één meeting kan dat, maar je moet je realiseren dat je in een meeting met meerdere mensen, ook andermans tijd op dat moment in gebruik neemt.

Gaan we in het nieuwe normaal terug naar fysieke meetings of denk jij dat we het bij online meetings moeten houden voor de efficiëntie?
Ik denk dat we een gezonde mix moeten creëren. Ik hoop dat het kantoor een hub wordt waar je samenkomt met collega’s, klanten en relaties om elkaar te inspireren, om workshops te geven en om samen te werken, maar niet om van acht tot vijf mail weg te werken.

Ik hoop dat het kantoor een hub wordt waar je samenkomt met collega’s, klanten en relaties om elkaar te inspireren, om workshops te geven en om samen te werken, maar niet om van acht tot vijf mail weg te werken.


Dus we gaan niet terug naar de vijfdaagse werkweek op kantoor?

Zeker niet. Niet als het aan mij ligt.

Hoe houd je thuiswerken efficiënt?
Oeh dat is een hele goede! Dat is hetzelfde als op kantoor: je moet duidelijke doelen bepalen van wat je af wilt hebben. Je kan wel een takenlijst maken waarop 20 taken staan maar één ding weet je zeker: aan het einde van de dag zijn ze niet alle 20 afgevinkt. Dat werkt ook demotiverend: dan komen er vaak alleen maar taken bij. Kijk dus naar wat echt prioriteit heeft. Mensen hebben de neiging om de simpele taken eerst uit te voeren en de belangrijke taken voor zich uit te schuiven. Waarom doen ze dat? Belangrijke taken zijn vaak grote taken en dan weet je vaak niet goed waar je moet beginnen. Mijn advies is daarom dat je de dag van tevoren al weet waar je de volgende dag exact mee moet gaan starten, zodat je daar ’s ochtends geen tijd aan hoeft te besteden en zodat je niet de neiging hebt om snel eerst je mailbox leeg te maken. Zorg er ook voor dat als je een taak nog niet helemaal hebt afgerond, dat je wanneer je de volgende keer weer gaat beginnen, het niet opnieuw hoeft uit te zoeken.

Een stukje focus ook?
Ja. En focus is de basis van…?

Het leven? *lacht*
Productiviteit.

Goed punt. Dan heb ik nog een laatste vraag: hoe ziet de werkplek er in 2021 volgens jou uit?
Ik denk dat de weg die we zijn ingeslagen, dat dat de werkplek gaat worden. Dus een laptop die je kunt openklappen waarop je alles kunt doen: vergaderen, bellen, samenwerken in bestanden. De werkplek is je laptop en waar je gaat zitten maakt niet meer uit.

 

Altijd een adviseur in de buurt

Ontdek wat INTO’s online werken en de digitale werkplek voor jouw organisatie kunnen betekenen. 

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze adviseurs.

Ik wil een vrijblijvend adviesgesprek
 


INTO laat het werken. 
INTO is de grootste leverancier op het gebied van telecommunicatie en de digitale werkomgeving voor ondernemend Nederland. Wij begeleiden organisaties in het digitale transformatieproces van de huidige werkomgeving, en die van de toekomst.