Microsoft Teams: leer efficiënter werken!

Microsoft Teams: leer efficiënter werken!

12 oktober 2020

Oktober is Stoptober! Deze maand help ik je als adoptieconsultant met het minder intern mailen. In het vorige artikel heb ik beschreven waarom samenwerken met Teams in de meeste gevallen efficiënter werkt dan samenwerken via e-mail. Nu rest nog de vraag: hoe ga je ervoor zorgen dat jouw medewerkers Microsoft Teams écht gaan omarmen en op die manier minder gaan mailen? 

Gedragsverandering en bewustwording
Waarom is stoppen met mailen zo lastig? De grootste uitdaging in gedragsverandering is het veranderen van geautomatiseerd gedrag. Het e-mailen met collega’s onderling valt voor velen vaak onder dit fenomeen. Als zij een e-mail binnenkrijgen van een collega, dan beantwoorden zij deze al snel met een e-mail, zonder dat ze door hebben dat dit veel efficiënter kan. Bewustwording is daarom de eerste stap.  
Als ik bij bedrijven langsga en ik vraag de medewerkers hoeveel tijd ze gemiddeld per dag kwijt zijn aan het beantwoorden en versturen van e-mails, is dat gemiddeld twee tot vier uur per dag. De tijd die ze vervolgens overhouden om écht te werken is hierdoor beduidend minder. Toch blijven collega's onderling mailen, omdat ze zich niet bewust zijn van het feit dat er betere manieren zijn om hiermee om te gaan. 
Voor je medewerkers moet het duidelijk zijn wat ze ermee opschieten wanneer er op een andere manier gewerkt en gecommuniceerd gaat worden. Ga ik hierdoor efficiënter werken? Houd ik hierdoor tijd over voor belangrijkere zaken? Dit noem ik de ‘what’s in it for me’-factor. Des te hoger deze factor, des te meer je medewerkers inzien wat het hen oplevert. Zo wordt de bereidwilligheid om te veranderen ook groter. 

Voorkom verwarring
Vaak zie je dat met de komst van een nieuw communicatiemiddel zoals Microsoft Teams, er geen strak beleid wordt gevoerd met betrekking tot het gebruik hiervan. Dit leidt er vaak toe dat medewerkers op eigen houtje hun weg vinden in het gebruik van de applicatie. Ze stemmen niet met elkaar af wat de juiste werkwijze is. Zo ontstaat er al snel verwarring en wordt er niet één lijn getrokken in het gebruik van de applicatie. Dit wil je voorkomen, want je wil dat er een uniforme werkwijze ontstaat waar iedereen zich zo goed mogelijk aan houdt. 

Beleidsworkshop
Wanneer gaan we mailen? Wanneer stuur je een chat via Teams en wanneer post je een bericht in een kanaal? Mag WhatsApp überhaupt nog gebruikt worden voor interne zakelijke doeleinden? Dit zijn basisvragen die ik stel tijdens een beleidsworkshop. Daarnaast hebben we het over reactietijden en hoe je ervoor kunt zorgen dat je de meest hardnekkige e-mailverslaafden toch mee gaat krijgen met de nieuwe manier van communiceren. Een beleidsworkshop is de eerste stap naar het efficiënter werken.

Training
Zodra het beleid is opgesteld, kunnen de medewerkers getraind worden. Dat is ontzettend belangrijk. Als medewerkers beschikken over goede software, maar niet weten hoe ze dit optimaal kunnen benutten, halen ze er lang niet uit wat mogelijk is. Tijdens deze training komt niet alleen aan bod hoe Microsoft Teams werkt, maar ook wat het beleid is omtrent het gebruik van Teams versus e-mail.  

Tips: minder mailen en meer Teamen

  • Het belangrijkste is de voorbeeldfunctie van de managers en leidinggevenden. Als zij blijven mailen, geef je medewerkers bijna geen andere keuze dan om daarin mee te gaan. De nieuwe werkwijze moet door alle gelederen van het bedrijf worden omarmd;
  • Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie weet wat het beleid is; 
  • Krijg je toch nog interne mail binnen? Dan kun je direct reageren met een Teamschat. Het is zelfs mogelijk om hier een groepschat van te maken. Dit doe je door in Outlook te klikken op 'Chatbericht'. Dit is een knopje met twee tekstbalonnetjes, te vinden rechts naast 'allen beantwoorden' in je werklint.
  • Probeer alle interne communicatie via Teams te laten plaatsvinden. Dit kan via de chat of door het plaatsen van posts in de juiste kanalen;
  • Gebruik e-mail voor contact met externen;  
  • Zet je iemand in de CC? Verplicht de medewerkers dan dat ze altijd in maximaal twee zinnen aangeven waarom deze persoon in de CC is meegenomen. Hiermee kun je overmatig gebruik van CC voorkomen; 
  • Als iemand in de CC staat, mag je nooit een actie of reactie van diegene verwachten.

Hoe gaat het met jouw Stoptobermaand? Lukt het jou en je collega's al om minder intern te mailen? Volgende week sta ik weer voor je klaar met een nieuwe update. In de tussentijd kun je korte Teams tips video's bekijken via de INTO Teams tipsreeks op YouTube.

 

Altijd een adviseur in de buurt

Ontdek wat INTO’s online werken en de digitale werkplek voor jouw organisatie kunnen betekenen. 

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze adviseurs.

Ik wil een vrijblijvend adviesgesprek
 


INTO laat het werken. 
INTO is de grootste leverancier op het gebied van telecommunicatie en de digitale werkomgeving voor ondernemend Nederland. Wij begeleiden organisaties in het digitale transformatieproces van de huidige werkomgeving, en die van de toekomst.