Stop met mailen, begin met delen!

Stop met mailen, begin met delen!

5 oktober 2020
Blog

Als adoptieconsultant leer ik organisaties werken met nieuwe technologieën. Eén van de meest gestelde vragen die ik van klanten krijg is: ‘Hoe kunnen wij als organisatie minder gaan mailen?’ Dat is natuurlijk geen rare vraag, want een e-mail en zeker een CC-cultuur is niet bevorderlijk voor de productiviteit en/of efficiëntie van je organisatie.  Ooit had de CC enkel een informatief of administratief doel. Nu wordt er in sommige gevallen een urgente mail via CC verstuurd en wordt er zelfs een actie of reactie verwacht.  

Waarom blijven we toch zo hardnekkig mailen?
Als je kijkt hoe de meeste mensen hun privé e-mail gebruiken, dan zie je dat dit in veel gevallen alleen nog maar wordt gebruikt voor formele communicatie. Bijvoorbeeld met de webshop waar je spullen hebt besteld, je bank, zorgverzekeraar en zo'n beetje alle diensten waarbij je een abonnement hebt afgenomen. E-mailen met familie, vrienden of kennissen gebeurt waarschijnlijk net zo vaak als het versturen van een ouderwetse brief: bijna nooit. In ons privéleven gaat bijna alles via chat, in de meeste gevallen is dat WhatsApp.

Waarom blijven we dan wél hardnekkig mailen met onze collega's?
Dit is een vraag die ik tijdens mijn Microsoft Teams workshop stel aan de deelnemers. Als reactie krijg ik te horen dat er geen alternatief is. Daarna vraag ik of er gebruikt wordt gemaakt van zakelijke WhatsAppgroepen en in 90% van de gevallen is het antwoord ‘ja’. Hiermee hebben de deelnemers direct aangegeven dat er een behoefte is om sneller met collega's te schakelen en dat ze deze behoefte hebben opgelost met WhatsApp. Dit kan onder Shadow IT vallen. Er is sprake van shadow IT als het software is die niet door de eigen organisatie is gefaciliteerd. Het gevaar van Shadow IT is dat je er als organisatie geen grip op hebt.

Samenwerken in Microsoft Teams
Met Microsoft Teams kun je deze behoefte invullen. De meeste mensen kennen Teams inmiddels wel van het online vergaderen, maar er is nog veel meer mogelijk. Teams werkt op je smartphone, tablet, computer of direct in de browser.  Toen ik vroeger als projectmanager werkte, stuurde ik via e-mail mijn concept plan van aanpak naar alle teamleden. Daarna kreeg ik van iedereen weer een aangepaste versie terug en ik mocht hier weer één versie van zien te maken. Als ik daarmee klaar was, verstuurde ik deze weer naar iedereen in de hoop dat niemand meer opmerkingen of aanpassingen had. Helaas kreeg ik vaak wederom aangepaste versies terug die ik weer mocht gaan verwerken tot één document.

Met de komst van Teams is dat gelukkig verleden tijd. Je kunt samenwerken in verschillende Teams en de bijbehorende kanalen. Daar kun je bestanden met elkaar delen en wanneer het Office bestanden zijn zoals Excel, Word en PowerPoint, kun je er tegelijkertijd met de andere teamleden in samenwerken zodat iedereen altijd naar het meeste recente document kijkt.

Chatten met Teams
Daarnaast zit er een heel handige chatfunctie in Teams. De functionaliteiten van de Teamschat zijn vergelijkbaar met WhatsApp. Je kunt onbeperkt groepchats aanmaken en GIFs, foto's en filmpjes delen. Er zit echter één groot voordeel in de Teamsapp die WhatsApp niet kent: je kunt Teams namelijk gewoon uitzetten. Dat is wel zo handig als je even niet gestoord wilt worden. Hierdoor kun je meer balans creëren tussen werk en privé. Vaak wordt gezegd dat als men op vakantie gaat, de zakelijke WhatsAppgroepen worden gedempt. Toch zorgt het dempen van deze WhatsAppgroepen lang niet altijd voor het gewenste resultaat, namelijk de scheiding tussen werk en privé. Als een WhatsAppgroep gedempt is, zie je inderdaad geen berichtjes binnenkomen. Echter, zodra je WhatsApp opent, zie je wel wanneer er nieuwe berichten zijn verstuurd in die groepen. Dan is de verleiding toch groot om even te kijken. Zo ben je stiekem toch weer met werk bezig. Zonder ontspanning is er geen inspanning. Gun jezelf dus de tijd om ook offline te kunnen zijn en om volledig op te laden.

In het volgende artikel geven we je handvatten om ervoor te zorgen dat je daadwerkelijk minder gaat mailen. Meer tips? Schrijf je in voor Stoptober en check de INTO thuiswerkwebinars.

 

Altijd een adviseur in de buurt

Ontdek wat INTO’s online werken en de digitale werkplek voor jouw organisatie kunnen betekenen. 

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze adviseurs.

Ik wil een vrijblijvend adviesgesprek
 


INTO laat het werken. 
INTO is de grootste leverancier op het gebied van telecommunicatie en de digitale werkomgeving voor ondernemend Nederland. Wij begeleiden organisaties in het digitale transformatieproces van de huidige werkomgeving, en die van de toekomst.