Tips & tricks van INTO's Stoptober

Tips & tricks van INTO's Stoptober

28 oktober 2020

We zijn aan het einde gekomen van INTO’s Stoptober maand. De afgelopen maand hebben we je meegenomen in de verschillende mogelijkheden van Microsoft Teams en hoe je ervoor zorgt dat je minder intern gaat mailen. Graag zetten we vandaag de belangrijkste informatie nog een keer voor je op een rijtje, zodat we Stoptober samen afsluiten en de toekomst efficiënt tegemoet gaan.

Gewoontes doorbreken
Het afleren van een oude gewoonte en het aanleren van een nieuwe gewoonte gebeurt niet zomaar. Volgens experts duurt dit ongeveer 21 dagen. Als je vanaf de eerste week van Stoptober hebt meegedaan, zit je nu hopelijk op het punt dat je minder intern mailt en hiervoor in de plaats gebruik maakt van Microsoft Teams. Toch is het begrijpelijk als je nog moet wennen aan de nieuwe manier van communiceren. Interne communicatie verplaatsen van e-mail naar Teams is voor de meeste organisaties namelijk een langdurig proces. Het duurt een tijdje voordat dit door iedereen binnen de organisatie wordt omarmd. Daarom is het belangrijk om je collega’s hier zoveel mogelijk op te attenderen. Krijg je een interne mail binnen? Beantwoord deze via Teams. Krijg je nog veel berichten binnen in zakelijke WhatsAppgroepen? Beantwoord deze via Teams. In eerste instantie lijkt dit wellicht omslachtig, maar op de lange termijn is dit vele malen efficiënter wanneer iedereen binnen je organisatie de nut en de noodzaak ervan inziet.

Functionaliteiten Microsoft Teams
Samenwerken in Microsoft Teams
Voorheen was het lastig om samen te werken met meerdere collega’s aan één bestand. Vaak zorgde je voor je eigen input en dit stuurde je dan via e-mail naar je collega’s. Zij stuurden dan op hun beurt één voor één een aparte aangepaste versie met allemaal hun eigen feedback en input. Op deze manier zat je op een gegeven moment met allerlei verschillende versies van een document opgescheept. Deze versies moest je dan weer netjes organiseren en verwerken tot één geheel. Gelukkig is dit sinds de komst van Microsoft Teams verleden tijd. Je kunt samenwerken in verschillende Teams en de bijbehorende kanalen. Daar kun je bestanden delen met elkaar. Wanneer dit Office-bestanden zijn zoals Excel, Word en PowerPoint, kun je er tegelijkertijd met andere teamleden in samenwerken. Aanpassingen worden altijd automatisch opgeslagen, dus je beschikt te allen tijde over de meest recente versie van het document. Daarnaast is er versiebeheer mogelijk, zodat je altijd terug kunt kijken op vorige versies.

Chatten met Teams
De chatfunctie die zit in Teams, is vergelijkbaar met die van WhatsApp: je kunt onbeperkt groepschats aanmaken en GIFs, foto’s en video’s met elkaar delen. Het grote voordeel van Teams ten opzichte van WhatsApp is dat je Teams makkelijker volledig kunt uitzetten. Als je namelijk een platform hebt als Teams, waarbinnen je beschikt over alle handige functionaliteiten die ook in WhatsApp zitten, waarom zou je WhatsApp dan nog gebruiken voor zakelijke activiteiten? WhatsApp gebruik je namelijk voornamelijk voor privézaken. Natuurlijk kun je zakelijke WhatsAppgroepen dempen, maar zodra je deze opent, zie je alsnog wanneer er berichten binnen zijn gekomen. Op dit moment is de verleiding erg groot om toch nog even te kijken en te reageren. Als je al deze zakelijke activiteiten laat plaatsvinden via Teams, dan vind je veel meer rust in je privétijd en dit helpt met het creëren van een betere en gezondere balans tussen werk en vrije tijd. Zonder ontspanning geen inspanning, zeggen wij wel eens. Overigens is het overschakelen naar Teams zeer gemakkelijk, aangezien er ook een mobiele app van beschikbaar is.

Vergaderen met Teams
In een tijd waarin vergaderen en samenwerken op afstand steeds meer aan de orde van de dag is, biedt Teams de perfecte uitkomst. Nog niet eerder was het zo gemakkelijk om snel je collega’s te bereiken. Je kunt één op één met iemand (video)bellen, maar als je bijvoorbeeld iedereen van je eigen team nodig hebt, dan is dit ook mogelijk met één druk op de knop. Kom je er tijdens een meeting achter dat er nog iemand ontbreekt? Geen probleem. Deze persoon kun je gewoon toevoegen aan de call. Kom je erachter dat je nog snel moest reageren op iemand terwijl je in een call zit? Ook dat is geen probleem. Je kunt gewoon blijven chatten terwijl je belt met anderen, mocht dit nodig zijn. De mogelijkheden zijn zeer uitgebreid en overzichtelijk, zodat de leercurve erg laag ligt.

Voorkom verwarring en streef naar omarming
Vaak zie je dat met de komst van een nieuw communicatiemiddel zoals Microsoft Teams, er geen strak beleid wordt gevoerd met betrekking tot het gebruik hiervan. Dit leidt er vaak toe dat medewerkers op eigen houtje hun weg vinden in het gebruik van de applicatie. Ze stemmen niet met elkaar af wat de juiste werkwijze is. Zo ontstaat er al snel verwarring en wordt er niet één lijn getrokken in het gebruik van de applicatie. Dit wil je voorkomen, want je wil dat er een uniforme werkwijze ontstaat waar iedereen zich zo goed mogelijk aan houdt. Het belangrijkste is de voorbeeldfunctie van de managers en leidinggevenden. Als zij blijven mailen, krijgen de medewerkers bijna geen andere keuze dan om hierin mee te gaan. De nieuwe werkwijze moet daarom door iedereen binnen de organisatie worden omarmd. Hierbij de tips op een rijtje:

  • Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie weet wat het beleid is; 
  • Krijg je toch nog interne mail binnen? Dan kun je direct reageren met een Teamschat. Het is zelfs mogelijk om hier een groepschat van te maken. Dit doe je door in Outlook te klikken op 'Chatbericht'. Dit is een knopje met twee tekstballonnetjes, te vinden rechts naast 'allen beantwoorden' in je werklint.
  • Probeer alle interne communicatie via Teams te laten plaatsvinden. Dit kan via de chat of door het plaatsen van posts in de juiste kanalen;
  • Gebruik e-mail voor contact met externen;  
  • Zet je iemand in de CC? Verplicht de medewerkers dan dat ze altijd in maximaal twee zinnen aangeven waarom deze persoon in de CC is meegenomen. Hiermee kun je overmatig gebruik van CC voorkomen; 
  • Als iemand in de CC staat, mag je nooit een actie of reactie van diegene verwachten.

We hopen dat het jou deze maand is gelukt om minder of zelfs niet meer intern te mailen. Wellicht duurt het voor de ene organisatie wat langer om volledig over te stappen op een nieuwe manier van intern communiceren dan voor de andere. Dat is logisch en geen probleem. Houd vol en schakel ons in wanneer je hulp nodig hebt. Het zorgen voor een goede en gestroomlijnde verandering kost tijd en moeite, maar uiteindelijk zorgt het voor een efficiëntere manier van werken voor al je collega’s!

 

Altijd een adviseur in de buurt

Ontdek wat INTO’s online werken en de digitale werkplek voor jouw organisatie kunnen betekenen. 

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze adviseurs.

Ik wil een vrijblijvend adviesgesprek
 


INTO laat het werken. 
INTO is de grootste leverancier op het gebied van telecommunicatie en de digitale werkomgeving voor ondernemend Nederland. Wij begeleiden organisaties in het digitale transformatieproces van de huidige werkomgeving, en die van de toekomst.