Online werken

Waarom en hoe helpt online werken jouw organisatie?

Steeds meer organisaties werken online, zodat werknemers altijd en overal kunnen werken. Online werken helpt ondernemend Nederland om optimaal te werken. Het zorgt ervoor dat je effectiever en efficiënter werkt én draagt bij aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Maar wat is online werken precies? En wat komt er allemaal bij kijken om online te werken? Wij vertellen je alles wat je hierover moet weten.

1. Wat is online werken? 

Met online werken wordt een digitale werkomgeving bestaande uit verschillende softwareprogramma’s (applicaties) bedoeld. Voorbeelden van applicaties zijn CRM-systemen en Office applicaties zoals Word en Excel, maar ook Netflix en Spotify zijn applicaties. Wanneer je online werkt, worden deze applicaties vanaf één centraal punt opgeroepen. Dit centrale punt noemen we de cloud. De cloud is een datacentrum. Via een netwerk, vaak het internet, worden gegevens zoals applicaties in de cloud beschikbaar gesteld. Het meest bekende voorbeeld van applicaties die door organisaties worden gebruikt zijn de applicaties van Microsoft 365. Dit bestaat uit programma’s zoals Word, Excel en Powerpoint, en is aangevuld met nieuwe tools ontwikkeld door Microsoft zelf. Deze softwareprogramma’s zijn door online te werken te openen via je browser, op ieder willekeurig apparaat. Door online te werken kun je dus altijd en overal aan het werk. Het enige wat je nodig hebt is een werkende internetverbinding. Wanneer je bestanden bewerkt worden deze door online te werken niet alleen op je apparaat zelf opgeslagen, maar ook in de cloud. Zo kan iedereen die je toegang geeft tot het bestand hierin werken. Online werken is dus onderdeel van Het Nieuwe Werken.
Voor sommigen klinkt online werken als een totaal nieuwe manier van werken. Online werken is echter niet moeilijk. Je kunt op de manier waarop je gewend bent blijven werken. Wanneer je bijvoorbeeld een Excelsheet bewerkt, kun je deze niet alleen online benaderen, maar ook in je Excelapplicatie op je computer. Zo werk je op je vertrouwde manier, terwijl je wijzigingen toch worden opgeslagen in de cloud.  
Een applicatie die je via je browser opent, en dus niet geïnstalleerd staat op je computer, noemen we een SAAS applicatie. Deze applicatie staat dus niet op je computer, maar wordt via de cloud beschikbaar gesteld. De SaaS-aanbieder zorgt voor installatie, onderhoud en beheer.

2. Wat is Microsoft 365 en waarom zou ik dit willen gebruiken? 

Microsoft 365 is een softwarepakket met verschillende applicaties zoals Word, Excel en Powerpoint. Maar ook Outlook, OneNote en OneDrive maken deel uit van het Microsoft 365 pakket. 
Met Microsoft 365 beschik je over een Sharepoint omgeving. Hier kun je al je bedrijfsdocumenten opslaan. Je kunt deze documenten met de collega’s delen waarvan jij wilt dat ze toegang tot de documenten hebben. Je kunt Microsoft 365 op meerdere apparaten installeren, waaronder pc’s, telefoons en tablets.
Wanneer je een actief Microsoft 365 abonnement hebt, heb je altijd de meest up-to-date versie van je applicaties. Je applicatieversies worden continu verbeterd en alle nieuwste functies en updates. Je betaalt bij Microsoft 365 per maand of per jaar. Hierdoor is Microsoft 365 schaalbaar. Je kunt je abonnementen aanpassen aan de groei of krimp van je organisatie.

Het Nieuwe Werken

3. Wat is een online werkplek?

Microsoft 365 is de basis van elke online werkplek, waar ook overige bedrijfsapplicaties zoals een koppeling met het CRM-systeem, het intranet en uw agenda worden samengebracht. Je online werkplek is vanaf ieder willekeurig apparaat, locatieonafhankelijk, te openen en te gebruiken. Het enige wat je nodig hebt is een werkende internetverbinding.

 4. Wat levert online werken mijn organisatie op?

Online werken zorgt ervoor dat je medewerkers altijd en overal direct bij bedrijfsdocumenten kunnen en efficiënt met elkaar in verbinding staan. Doordat de oplossing schaalbaar is, betaal je alleen voor wat je ook daadwerkelijk gebruikt. Zo weet je waar je aan toe bent, en heb je geen onverwachte kosten met betrekking tot updates of aanschaf.

De digitale werkplek draait steeds meer om teamwork. Teams presteren het beste wanneer informatie op een transparante en toegankelijke manier gedeeld wordt. Dit vraagt om technologie die samenwerking binnen teams bevordert en relevante informatie samenbrengt.

Daarom heeft Microsoft de applicatie Teams geïntroduceerd. Dit een Microsoft 365 applicatie gericht op het bevorderen van de samenwerking tussen collega’s. Door Teams kunnen medewerkers productiever vergaderen, taken uitvoeren zonder te hoeven wisselen tussen applicaties en ze kunnen hun dagelijkse communicatie beter managen. Hierdoor kunnen medewerkers, zonder dat zij extra werkdruk ervaren, meer doen in dezelfde tijd. 
Doordat Skype for Business is geïntegreerd in Teams, staan medewerkers altijd met elkaar in contact en kunnen zij locatieonafhankelijk vergaderen waardoor reiskosten worden bespaard en file kan worden vermeden.

Het Nieuwe Werken

5. Hoe beheer ik mijn online werkomgeving?

Een online werkomgeving kan er bijvoorbeeld uitzien zoals het voorbeeld hieronder. Zodra je meerdere applicaties toevoegt aan je online werkomgeving, kan dit al snel onoverzichtelijk worden. Door met een duidelijke mappenstructuur te werken, houd je je werkomgeving op een eenvoudige manier overzichtelijk.   
In de Sharepoint omgeving kun je bestanden met je collega’s delen. Door groepen aan te maken met een afgebakend aantal personen, zorg je ervoor dat bestanden alleen voor de collega’s in de groep toegankelijk zijn. Wanneer je bestanden in je privéomgeving hebt opgeslagen maar deze toch met iemand wilt delen, kan dit eenvoudig door het delen van een aparte koppeling voor de door jou geselecteerde personen. Doordat je bestanden staan opgeslagen in de online werkomgeving, kunnen je collega’s en jij op hetzelfde moment in hetzelfde bestand werken, zonder elkaar in de weg te zitten. Je programma houdt je wijzigingen bij, je kunt met elkaar overleggen door de chatfunctie in het bestand te openen en je voorkomt dat er dubbel werk wordt gedaan.

Het Nieuwe Werken

6. Hoe zorg ik voor goede informatiebeveiliging?

Elk jaar worden er vele datalekken gemeld. Organisaties hebben de beveiliging van hun gegevens vaak niet op orde, zo blijkt. Goede informatiebeveiliging is echter essentieel voor je organisatie. Om je bedrijfsgegevens goed te beveiligen tegen onder andere DDOS- en phishingaanvallen, zijn er verschillende mogelijkheden.  
 
Eén van de mogelijkheden om je gegevens goed te beveiligen is EM+S. EM+S staat voor Enterprise  Mobility + Security.  Dit bestaat uit een aantal onderdelen waarmee je de IT-infrastructuur  kunt  beschermen tegen onder andere datalekken. Daarnaast geeft het grip op apparaten en accounts. Zo zijn je  bedrijfsgegevens beter beveiligd. Ook ATP is een mogelijkheid om je bedrijfsgegevens te beveiligen. Advanced Threat Protection  is een extra  beveiligingslaag,  die de linkjes en bijlagen in inkomende e-mails scant. Dat zorgt ervoor dat eventuele kwaadaardige toepassingen worden geweerd uit je e-mail.
 
Naast EM+S en ATP is ook MFA een mogelijkheid voor informatiebeveiliging. Multi Factor  Authentication  is een dienst die data en systemen beveiligt. Wanneer je je gebruikersnaam en wachtwoord invoert, vraagt het systeem een aantal van je gegevens waarop ze je kunnen bereiken, bijvoorbeeld je telefoonnummer. Hierna krijg je bij iedere inlogpoging een authenticatie via je telefoon. MFA zorgt er  zo voor dat zelfs wanneer je inloggegevens  zijn gelekt, een ander er niet zomaar mee kan inloggen.
 
Zoals je ziet zijn er verschillende mogelijkheden om je bedrijfsgegevens goed te beveiligen. Wanneer je wilt weten welke oplossing het beste bij jouw organisatie past dan helpen we je graag.

7. Hoe beheer ik mijn apparaten wanneer de medewerkers online werken? 

Wanneer je medewerkers gebruik maken van een online werkomgeving, en dus overal op ieder device aan het werk kunnen, is het belangrijk om grip te houden je apparaten. Om ervoor te zorgen dat je je apparaten kunt beheren, is er de oplossing MDM. Mobile Device Management is een dienst waarmee je via één centrale plek al de apparaten die aan je organisatie gekoppeld zijn kunt beheren. MDM wordt enerzijds gebruikt om applicaties en beleidsregels in te stellen voor de gehele organisatie, anderzijds wordt het gebruikt voor veiligheid. Ook kan de organisatie verschillende apparaten in één klap voorzien van aangepaste instellingen. Zo kan zij op alle apparaten tegelijk een wifi-wachtwoord veranderen of een app installeren. Op deze pagina vertellen we je meer over wat MDM voor jouw organisatie kan betekenen. 

8. Hoe draagt online werken bij aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen? 

Een duurzaam kantoor, begint met een duurzame werkplek. Door middel van een online werkplek bespaar je reiskosten. Je hebt namelijk de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Ook sta je minder in de file. Want wanneer je toch op kantoor wilt werken, kun je ’s ochtends thuis beginnen met werken, om zo buiten de spitsuren naar kantoor te rijden. Wanneer je meer een avondmens bent, werk je ’s avonds wat langer door. Ook dat kan gewoon vanuit huis, of juist vanuit kantoor om zo de avondspits te vermijden. Door minder in de file te staan stoot je minder CO2 uit, en dat draagt bij aan een beter milieu.

9. Op welke manier zorg ik ervoor dat de medewerkers in mijn organisatie de online werkplek daadwerkelijk omarmen?

Om ervoor te zorgen dat je medewerkers optimaal gebruik maken van de nieuwe online werkplek, kan een adoptietraject van grote toegevoegde waarde zijn. Na de implementatie van een online werkomgeving is het voor medewerkers vaak lastig om over te gaan op deze nieuwe manier van werken. Zij zijn niet gewend aan de nieuwe manier van werken en/of begrijpen de mogelijkheden niet. Je wilt natuurlijk dat je investering in de online werkplek in optimaal gebruik resulteert. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat de eindgebruikers goed met hun nieuwe online werkomgeving aan de slag kunnen.  
Het doel van een adoptietraject is om mensen het inzicht te geven dat de nieuwe werkomgeving daadwerkelijk een meerwaarde is voor de medewerker zelf. Het traject zorgt ervoor dat de medewerker inziet dat de online werkplek hen bij hun dagelijkse werkzaamheden gaat helpen. Wanneer je ergens veel moeite in moet stoppen, zonder dat je ziet dat het je veel oplevert, duurt het erg lang om iets te adopteren. Wanneer iets je weinig moeite kost, en je direct ziet wat het je oplevert, duurt het niet lang om iets te adopteren. Om deze reden is een adoptietraject dus erg waardevol; medewerkers zien snel in wat de online werkplek hen oplevert. 
 
Op het moment dat een nieuwe oplossing wordt opgeleverd, wordt er een communicatieplan opgesteld door de adoptieconsultant. Dit zorgt ervoor dat het traject ook bij je medewerkers soepel verloopt. Dit communicatieplan is een onderdeel van het adoptietraject

Conclusie online werken

Door middel van een online werkplek zorg je er dus voor dat je altijd en overal kunt werken. De verschillende applicaties die je gedurende de dag nodig hebt, staan op één plek verzameld in de cloud. Zo kun je snel, overzichtelijk en efficiënt aan de slag. Door met onze online werkplek aan de slag te gaan, zorg je ervoor dat jouw organisatie schaalbaar werkt. Je kunt je abonnementen dus aanpassen aan de groei of krimp van je organisatie. Met een goede informatiebeveiliging erbij is jouw organisatie klaar om online te werken. 
Na de implementatie van de online werkplek wil je het liefste dat je hele organisatie hier zo snel mogelijk mee aan de slag gaat. Om ervoor te dat je medewerkers online werken daadwerkelijk omarmen en hier optimaal gebruik van maken, kan een adoptietraject van grote toegevoegde waarde zijn. 

Een online werkplek helpt jouw organisatie dus op alle vlakken vooruit. Wil je weten op welke manier een online werkplek jouw organisatie toekomstbestendig kan maken? Plan dan een inspiratiesessie in en ervaar de mogelijkheden voor jouw organisatie.

Altijd een adviseur in de buurt

Ontdek wat INTO’s online werken en de digitale werkplek voor jouw organisatie kunnen betekenen. 

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze adviseurs.

Ik wil een vrijblijvend adviesgesprek