Microsoft Teams is hét online samenwerkingsplatform. Met Teams heb je alle tools in huis om op je digitale werkplek succesvol samen te kunnen werken. Het bevat allerlei handige functionaliteiten die niet iedereen kent.
Met Microsoft Teams kun je eenvoudig meerdere chatkanalen opzetten om bestanden te verzenden, te delen en op te slaan en telefoongesprekken of videovergaderingen te organiseren. Werk je al met Microsoft Teams? Met deze 10 tips haal je er het maximale uit.
SharePoint is sterk geïntegreerd in Microsoft Teams. Met deze functie kun je veilig samenwerken aan gedeelde bestanden. Deel bestanden door via SharePoint op het tabblad Bestanden te klikken. Als er al een bestand via Sharepoint gedeeld is met een kanaal waar je lid van bent krijg je automatisch toegang. Via Microsoft 365 kun je het bestand verder bewerken. Ook tegelijkertijd met anderen.
Even snel een meeting opzetten met de deelnemer uit een teamskanaal? Je hoeft niet eerst een agenda uitnodiging te sturen. Vanuit elk teamskanaal klik je eenvoudig op de button ‘Vergaderen’ rechtsboven. De vergadering start direct op. Dat scheelt weer een aantal handelingen.
Als je veel chatgesprekken voert en een bepaald groepsgesprek makkelijk terug wil kunnen vinden, kun je het gesprek een titel geven. Of een nieuw gesprek beginnen over een onderwerp met een eigen titel zodat je het later makkelijk terug kunt vinden. Open een nieuw chatgesprek en klik rechtsbovenin het scherm op het V-vormige menu-icoon. Je kunt nu een ‘Groepsnaam’ invullen.
Je kunt een e-mail doorsturen en delen met een Teamskanaal. Zo kun je de informatie uit allerlei communicatiemiddelen verzamelen in één kanaal. Door op de drie puntjes naast een kanaal te klikken en ”E-mailadres ophalen” te kiezen wordt het e-mailadres van het kanaal gegenereerd. Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar als deze is geactiveerd door de beheerder.
Met Teams kun je de instellingen van je meldingen aanpassen. Ben je lid van een groot aantal actieve Teams-kanalen en kun je je nauwelijks nog concentreren door de notificaties die je van al die kanalen krijgt? Als je niet gestoord wil worden kun je via de stipjes bovenin je scherm de instellingen van je Kanaalmeldingen aanpassen en zelf frequentie en type kiezen.
Er is een Microsoft Teams-app voor Android, iOS en Windows Mobile. De app is een overzichtelijke versie, waar de nadruk ligt op de team-chats en kanalen. Zo blijf je ook onderweg op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen je Team.
Een buitengewoon handige functionaliteit van vergaderen via Teams is dat je de vergadering op kunt nemen. Zo kun je alles later nog eens terugkijken of teruglezen. Je kunt een Teams-vergadering opnemen als je de organisator van de vergadering bent of toestemming hebt van de IT-beheerder. Deelnemers krijgen een melding wanneer je begint met opnemen. Er is ook een optie om tijdens opnames automatische transcriptie aan te zetten, zodat gebruikers opnames van vergaderingen met ondertiteling kunnen terugkijken. De opname gebeurt veilig in de cloud en wordt opgeslagen in Microsoft OneDrive voor Bedrijven en Microsoft SharePoint Online.
Tijdens een Teams-vergadering kun je een live transcriptie starten. De tekst wordt dan in realtime naast de video of audio van de vergadering weergegeven, inclusief tijdstempel en de naam van de spreker, tenzij ze ervoor hebben gekozen deze te verbergen. Livetranscriptie kan de vergadering productiever en inclusiever maken voor deelnemers die doof of slechthorend zijn of verschillende taalvaardigheidsniveaus hebben. Ook deelnemers die zich op luidruchtige locaties bevinden kunnen de meeting zo beter volgen.
Onder het chatveld vind je naast de gewoonlijke opties, zoals emoticons en toevoegmogelijkheden ook een uitroepteken. Door deze te activeren markeer je je nieuwe chatbericht als ‘belangrijk’. Er zijn 3 statussen moeglijk; standaard, belangrijk en urgent. Als je kiest voor urgent krijgt de ontvanger van je bericht gedurende 20 iedere 2 minuten een notificatie.
Te snel op enter gedrukt in een chat of reactie? Je kunt je laatst verstuurde bericht via een ‘keyboard shortcut’ bewerken door twee pijltjes omhoog in te typen. De cursor verschijnt dan in je laatste bericht, zodat je het kunt bewerken. Eerdere berichten kun je ook altijd bewerken via de rechtermuisknop-optie ‘Bewerken’.
Het succes van de digitale transformatie staat of valt met de gebruikersadoptie. Collega’s die de voordelen van de nieuwe manier van werken ervaren en efficiënter gaan werken, hebben meer plezier in hun werk. Goede training en begeleiding hierbij is essentieel. INTO verzorgt deze trainingen en begeleiding voor een succesvolle gebruikersadoptie.