Hoe manage jij je tijd, werkdag en energie?

Hoe manage jij je tijd, werkdag en energie?

12 januari 2018
Blog

Op LinkedIn deelde ik een artikel van Hedwig Wiebes over het waarom je je energie moet managen en niet je tijd. Drie paragrafen uit dat artikel sprongen eruit voor mij.

Dit zijn de paragrafen:

  • Er komt tijd beschikbaar en eigenlijk weet je niet wat je ermee moet doen
  • Takenlijstjes, deadlines, belafspraken en to-do
  • Ga op zoek naar wat je echt wilt en handel daarnaar

Uiteindelijk is het belangrijk hoe je jezelf voelt. Daar ben ik het helemaal mee eens. Helaas is het niet voor iedereen weggelegd om het werk per direct neer te leggen en volle bak aan de slag te gaan 'voor het goede gevoel'. Het werk gaat door en dan krijg je onherroepelijk te maken met taken en To-Do's.

Uitgangspunten van ‘taakmanagement’
Tijdens mijn bezoek aan klanten krijg ik regelmatig (met name op de rustige momenten tijdens de lunch) de vraag hoe je taken het best kunt managen. Als ik vraag waar ze mee te maken hebben, dan blijkt het alleen al een taak te zijn om de taken te ordenen. App-jes, systemen, schriftjes en post-it's wisselen elkaar af en er komt maar geen orde.

Waar begin je dan, hoe regel je het goed in en hoe werkt het? Voordat je daar antwoord op krijgt, is het belangrijk om een aantal zaken als uitgangspunt te nemen:

  • Aantal apps beperken
  • Blijf trouw aan je werkwijze
  • Wees consequent

Hierdoor kan je vertrouwen op je gekozen methode en ontstaat er orde.

Overzicht + rust = meer energie
Wat ik nu ga beschrijven is slechts één van de vele tools die beschikbaar zijn, dat begrijp ik.

Maar wat ik wél weet, is dat veel zakelijke klanten gebruikmaken van een cloud oplossing zoals Office 365. Het mooie van Office 365 is dat het een set aan apps beschikbaar stelt, waarmee je de verschillende taken goed kunt managen. Voordelen om deze apps te gaan gebruiken zijn legio, maar ik noem er een paar:

  • Apps zijn al beschikbaar (lees: aangeschaft) in Office 365, je hoeft dus niet nog apart te investeren
  • Minder variatie van apps en tools en dus minder shadow-IT
  • Uniformiteit, gebruik dezelfde apps waardoor je van elkaar leert
  • Bedrijfsgegevens blijven binnen een vertrouwde omgeving
  • Last but not least: je hoeft niet diverse apps door te werken om te zien wat je moet doen

Alles staat overzichtelijk bij elkaar én je krijgt overzicht. Daardoor ontstaat er meer rust, kan je beter concentreren op dingen die belangrijk zijn en zo blijft er voldoende energie over. Ook aan het eind van een werkdag!

Wat ik ervan denk?
Dat een dag een beperkt aantal uren heeft is een feit, evenals je goed moet omgaan met je tijd. Dat neemt niet weg dat je als mens nou eenmaal dingen te doen hebt. Ik denk dat je die het beste kunt bijhouden in een beperkte set apps (liefst één maar dat lijkt een utopie). Zorg er dus voor dat je met elkaar dezelfde tools gebruikt. Daardoor zal je merken dat je taken makkelijker kunt managen en zorg je voor uniformiteit. Tel daarbij op dat je van elkaar kunt leren in plaats van dat iedereen zijn eigen werkwijze moet 'uitvinden' en dan heb je genoeg redenen.

Schroom niet om je hierbij te laten helpen. Je zal zien dat, zeker op dit vlak, de leercurve niet stijl is. Zeker als je vooraf de prestatieverwachting van het managen van taken (what's in it for me) goed aangeeft, dan is iedereen zeker bereid om te leren.

Hans Schillemans - Adoption Consultant INTO

 

Altijd een adviseur in de buurt

Ontdek wat INTO’s Online Werken en de digitale werkplek voor jouw organisatie kan betekenen. 

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze adviseurs.

Ik wil een vrijblijvend adviesgesprek
 


INTO laat het werken. 
INTO is de grootste leverancier op het gebied van telecommunicatie en de digitale werkomgeving voor Ondernemend Nederland. Wij begeleiden organisaties in het digitale transformatieproces van de huidige werkomgeving, en die van de toekomst.